Wielowymiarowa rola Project Management Officer'a (PMO)

Life at OVH
wt., 04/10/2018 - 09:13
Stéphane Voisin
Wielowymiarowa rola PMO (Project Management Officer)
Wielowymiarowa rola PMO (Project Management Officer)

Innowacyjność w obszarze organizacji wpisana jest w DNA przedsiębiorstw powstałych erze cyfrowej. Główną rolę w nowej strukturze odgrywa Project Management Officer (PMO). Jakimi kompetencjami się wyróżnia, czym się zajmuje i jaką pozycję zajmuje w firmie?

Funkcja PMO

Według francuskiej klasyfikacji zawodów OPIIEC, PMO odpowiada za strukturę i wsparcie przy pilotowaniu projektów. Pracuje bezpośrednio przy danym projekcie wspólnie z jego menedżerem, albo na rzecz danej jednostki, zajmując się szeroko pojętym monitorowaniem projektów. Jego zadaniem jest śledzenie rozwoju, identyfikacja przeszkód i ryzyka, zapewnienie zgodności z harmonogramem oraz zdawanie sprawozdań. Ale według Stéphane’a Bautista, PMO w OVH, „nasz zawód różni się w zależności od danej firmy. Wszystko zależy od jej kultury, wizji oraz, oczywiście, od sektora jej działalności. Na moim poprzednim stanowisku - u dostawcy rozwiązań informatycznych dla sektora turystyczno-podróżniczego - zajmowałem się głównie planowaniem. Dziś, pracując dla OVH, moja rola opiera się bardziej na koordynacji i sprawowaniu nadzoru.

Rola PMO w OVH

Organizacja wewnętrzna OVH opiera się na jednostkach zwanych „unitami”.  Są to grupy robocze mogące liczyć do 300 osób, złożone z pracowników posiadających różny zakres kompetencji. Grupy te są koordynowane i pilotowane przez PMO oraz Program Managera, który posiada globalną wizję projektów i zajmuje się dostosowaniem ich do strategii obowiązującej w OVH.

Gauthier Dubuis pracuje na stanowisku PMO w jednym z unitów produktowych w OVH. Kieruje grupą roboczą zajmującą się rozwojem produktów, np. rozwiązaniami służącymi do przechowywania danych lub wirtualnymi biurami.Kieruję działaniami tej grupy według rocznego harmonogramu, nadzoruję rozwój projektów, prowadzę zebrania oraz sprawdzam, czy grupa realizuje projekty zgodnie z planem.W skład tej jednostki wchodzą głównie zespoły zajmujące się rozwojem i nadzorem produkcji. Ponieważ projekty często wiążą się z działaniami, które wymagają udziału różnych zespołów, Gauthier jest również tym, który pomaga zespołom zyskać szerszą wizję podejmowanych działań. Wiąże się to z aktywnym zbieraniem i dzieleniem się informacjami, aby nadać sens projektom i wpisać je w działania strategiczne przedsiębiorstwa. Ten aspekt zawodu ma kluczowe znaczenie w firmie kierującej się polityką otwartości.”. Porównuje swoją rolę do roli mediatora, który ułatwia i „upłynnia” procesy projektowe.

Stéphane odpowiada za jedną z jednostek customer units. Często skupia wokół jednego stołu od ośmiu do dziesięciu ekspertów z różnych dziedzin, aby wspólnie zdefiniować i przedyskutować projekty, nad którymi pracują. Może to być na przykład analiza potrzeb klienta, adaptacja produktu we współpracy z unitem produktowym, wprowadzenie na rynek nowej usługi, czy też promocji. Wśród ekspertów znajdują się przedstawiciele działów sprzedaży, obsługi klienta, marketingu cyfrowego, marketingu strategicznego, finansów oraz działu ds. rozwoju i działu produkcji. Kto podejmuje ostateczne decyzje?Wszyscy! Nie ma hierarchii, więc decyzje są rezultatem współpracy. Jak w każdej grupie, niektóre osoby są bardziej charyzmatyczne, niż inne, ale nikt w sposób autorytarny nie narzuca swojego zdania. To po prostu jest obce naszej kulturze. Wszystkie decyzje podejmowane są w atmosferze porozumienia!”  Stéphane organizuje spotkania i opracowuje wizję poszczególnych grup roboczych, czuwając nad tym, aby działały w sposób skoordynowany, zgodnie z harmonogramem i budżetem. Identyfikuje ewentualne potrzeby na poziomie rekrutacji personelu i upewnia się, że stanowiska zostały obsadzone.

Po zakończeniu danego projektu, poszczególne jednostki, za pośrednictwem ich Program Managera, składają raport kadrze zarządzającej. Zarząd spółki ocenia następnie w sposób pozytywny lub negatywny pracę nie poszczególnych osób, ale całego zespołu, na podstawie rezultatów i w oparciu o zdefiniowane uprzednio wskaźniki KPI.Ten wysoki stopień niezależności jest bardzo cenny. Nasz unit funkcjonuje trochę jak mała firma wewnątrz dużej, odpowiedzialnej za realizację dużej ilości projektów”, ocenia Stéphane.

Jakie są kompetencje dobrego PMO ?

Nie istnieje typowy profil PMO. Po ukończeniu studiów inżynierskich na kierunku Informatyka, Stéphane uczęszczał na zajęcia do szkoły zarządzania. Ale to nie tyle moje wykształcenie sprawia, że jestem dobrym PMO, ile moje nastawienie i motywacja. Należy posiadać wysokie umiejętności interpersonalne, być osobą dynamiczną i potrafić obudzić w zespołach ducha zdrowego współzawodnictwa”.

Gauthier ukończył dwa kierunki, specjalizując się w marketingu oraz ekonomii i zarządzaniu. Wcześniej pracował jako koordynator projektów w agencjach kreatywnych, a do OVH dołączył rok temu.Kluczową zdolnością PMO jest umiejętność adaptacji. Do  pracy z różnymi osobami oraz do dużej ilości projektów wymagających zapoznania się ze zróżnicowaną tematyką, ale również do sytuacji nieprzewidzianych, mogących wydarzyć się w każdej chwili, i nad którymi należy zapanować”. PMO powinien również umieć nawiązywać relacje z poszczególnymi współpracownikami i być zawsze gotowy stanąć po ich stronie.Należy wykazać się zarówno inicjatywą, jak i dyplomacją, a to nie jest możliwe bez odpowiedniej dozy pokory. PMO musi umieć wprowadzać pewną dynamikę w sposób nieautorytarny, a to oznacza umiejętność budzenia w ludziach zaufania. Jest to wyzwanie, które należy podejmować każdego dnia i które uważam za pasjonujące!

Koniec tradycyjnego modelu organizacji

Nowy model organizacyjny jest nierozerwalnie powiązany z tym, co nazywamy „polityką otwartości” w zarządzaniu firmą. Termin po raz pierwszy pojawił się w latach 90-tych1. Kluczową ideą jest stymulowanie innowacyjności poprzez postawienie człowieka w centrum, poprzez dowartościowywanie, rozwój talentów oraz wzmacnianie kompetencji. Jest to możliwe dzięki odrzuceniu modelu organizacyjnego opartego na strukturze piramidalnej. Oznacza to zwrócenie się w stronę inteligencji zbiorowej oraz upłynnienie procesu podejmowania decyzji. Tego rodzaju model organizacyjny pozwala rozluźnić sztywne ramy kompetencji zawodowych, faworyzując współpracę i pobudzając kreatywność. Stanowi kontynuację zwinnych metodyk rozwoju projektów jak „Getting things done”, „EXtreme programming”, „Scrum”, czy też „Lean”.

Polityka otwartości w przedsiębiorstwie oraz „cyfrowi tubylcy”

Coraz trudniej nie tylko zatrzymać w firmie pracowników, ale też zachęcić ich do zaangażowania się w wykonywaną pracę. Firmy powstałe przed rewolucją cyfrową zdały sobie sprawę z konieczności unowocześnienia modelu organizacyjnego. Teraz są one zmuszone przejść całkowitą transformację. Natomiast dla przedsiębiorstw powstałych w latach 2000, jak OVH czy GAFAM (Google, Apple, Facebook, Amazon i Microsoft), dążenie do upraszczania struktur organizacyjnych wpisane jest w ich DNA. Firmy stawiające na politykę otwartości dążą do horyzontalnej struktury, opartej na współdziałaniu, relacjach międzyludzkich oraz dobrym samopoczucie pracowników. Stéphane wyjaśnia:W OVH mamy możliwość odbycia szkoleń rozwijających naszą empatię, umiejętności komunikacyjne oraz pomagających budować relacje międzyludzkie. Wysoka jakość relacji społecznych upraszcza i znacznie polepsza naszą operacyjną wydajność.

 

1L’entreprise libérée : libération, management, Tom Peters, pracownik biura konsultingowego McKinsey, Edition Persée, 1993.

The Project Management Office: it’s just not what it used to be, University of Southern Queensland, Brisbane, Australia.

Powrót do wszystkich aktualności

Inne artykuły

  • Nowe kompetencje handlowców IT w kontaktach ze świadomym klientem

    Technologie wspierające sprzedaż oraz automatyzacja procesów sprzedażowych rozwijają się bardzo szybko. Dlatego coraz większą rolę w relacjach handlowych odgrywać będą relacje międzyludzkie oparte na empatii, umiejętności słuchania i wsparciu. Aby docenić i promować te wyjątkowe kompetencje handlowca IT, firmy inwestują w tworzenie miejsc pracy, które zapewnią pracownikom komfort i dobre samopoczucie.
    Czytaj dalej
  • Jak OVH dba o jakość środowiska pracy

    Firma OVH niedawno przekroczyła próg 2000 pracowników na całym świecie, a pod koniec lata 2018 r. zatrudni kolejny 1000 osób. Aby przywitać tych nowych członków w jak najlepszych warunkach i jak najbliżej ich miejsca zamieszkania, OVH otwiera nowe biura, między innymi we Wrocławiu, Paryżu, Nantes i Bordeaux.

    Czytaj dalej