Un jeu pour faciliter l’aménagement des espaces de travail

Life at OVH
17 October 2018
Anne-Sophie Delaire
Un jeu pour faciliter l’aménagement des espaces de travail
Un jeu pour faciliter l’aménagement des espaces de travail

Chez OVH, l’équipe Real Estate conçoit et déploie les bureaux de A à Z (aménagement, travaux, design, mobilier etc.). Ses priorités : adapter le lieu de travail aux differents métiers et manières de travailler de l’entreprise, tout en répondant aux besoins des collaborateurs en termes d’ergonomie, de confort et de praticité. Au sein des 18 bureaux d’OVH dans le monde et devant la pluralité d’équipes et d’espaces à aménager, la team Real Estate cherche constamment à gagner en efficacité et en rapidité pour mener à bien ses divers projets. C’est dans cette optique qu’elle a développé un nouvel outil méthodologique, ludique et innovant, présenté lors de la Digital Week de Nantes en septembre.

Le traditionnel plateau de jeu revisité

Appelé « Work@OVH Game », cet outil est une solution agile qui permet à la fois de faciliter les déménagements mais aussi, de gagner du temps pour l’aménagement de nouveaux espaces. Il aide à répondre à un besoin d’anticipation et de réactivité dans un environnement qui évolue rapidement et selon les projets à mener.
Le Game est constitué d’un plateau de jeu classique, représentant un plan d’espace intérieur vierge et de magnets représentants les 6 typologies d’espace du Work@OVH. Ces six espaces, organisés en fonction de l’aspect collaboratif ou individuel d’une part et de l’aspect formel ou décontracté́ d’autre part, répondent aux besoins des différents métiers, et aux différentes tâches réalisées au cours d’une journée.

Le plateau « Work@OVH Game »

Ce plateau de jeu est bien évidemment utilisé en complément des plans réalisés sur les logiciels métiers tels que Autocad pour les plans et SketchUp pour les représentations 3D. Il intervient en appui supplémentaire pour aider les managers à mieux formuler leurs besoins.

Comment ce nouvel outil est-il né ? La réflexion lancée par la Team Real Estate avait pour objectif d’élaborer un nouveau processus d’aménagement des locaux, plus standardisé, facile à répliquer, plus collaboratif et plus pédagogique. Le travail mené pour la conception des locaux sociaux du site de Strasbourg, c’est-à-dire pour les bureaux, espaces de vie et de détente des datacentres a été déclencheur du jeu.

La solution est alors apparue de repenser ces différents espaces en modules types (module salle de réunion, module espace pause etc.), et de les représenter sous forme de containers à combiner selon les surfaces concernées. Chaque container, matérialisé par une fiche plutôt qu’un plan numérique, et, en poussant plus loin la modélisation, l’idée du plateau de jeu a assez naturellement vu le jour.

Un exemple d’utilisation, différentes possibilités d’aménagement.

La gamification au service de la collaboration

Via cet outil, le client, c’est-à-dire le collaborateur OVH est pleinement impliqué dans le projet de l’équipe Real Estate. Habituellement, pour les réaménagements par exemple, les managers d’équipes se rapprochaient des collaborateurs afin d’identifier leurs besoins et les mettre sur plan, puis échangeaient avec les différents experts Real Estate. Puis ils présentaient le résultat à leur équipe, en intégrant les ajouts et modifications sur de nouvelles versions de ce même plan, et cela jusqu’au résultat final.

Avec ce nouveau jeu, les collaborateurs peuvent positionner directement sur le plateau la manière dont ils souhaitent aménager leur espace de travail en fonction de leur métier et divers besoins quotidiens. Ils échangent directement aussi avec les membres de l’équipe Real Estate. Les étapes de va-et-vient sont ainsi supprimées, et surtout, la collaboration est plus poussée et la compréhension mutuelle bien meilleure. Les attentes des collaborateurs s’expriment et les experts en aménagement exposent leurs conceptions et leurs contraintes.

Pour Grégoire Boulland, Graphic Designer au sein de Real Estate, « grâce à cet outil, les collaborateurs se projettent beaucoup plus facilement. Il leur permet d’imaginer des aménagements qui leurs correspondent en les impliquant pleinement dès le début du projet. Les notions de projection dans l’espace et de proportions sont centrales dans ce jeu, car très souvent les gens ne se rendent pas compte que des bureaux… et bien ça prend de la place ! Notre approche du lieu de travail c’est aussi de montrer qu’il y a des alternatives aux bureaux individuels traditionnels qui ne sont pas toujours les plus adaptés. »

En interne, le jeu a déjà été testé auprès de nouveaux collaborateurs pendant des sessions d’Onboarding, car il permet aussi de présenter aux nouveaux collaborateurs les manières de travailler chez OVH. Il a un rôle de facilitateur dans le processus d’intégration, il incarne des valeurs comme l’esprit d’équipe ou la disruption.

Le 14 septembre avait lieu dans les locaux d’OVH Nantes, une Digital Week consacrée à la « Transformation digitale et ses impacts sur les espaces de travail ». OVH, ELAN (expert en Workplace) et CôME (architecte-designer) ont dressé un état des lieux des enjeux et dernières tendances à travers un parcours d’ateliers participatifs. L’équipe Real Estate a proposé une initiation au Work @OVH Game qui a largement séduit les experts métier présents. Dans la liste des possibles développements, une déclinaison numérique façon SIMS pour les pros  qui permettra notamment aux filiales d’OVH de s’approprier à leur tour le concept.

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